Befolge diese Regeln und du gewinnst über eine Stunde Zeit pro Tag, ohne dabei die täglichen Aufgaben zu vernachlässigen.
- Produktivität
Zu unserem Alltag gehören Termine, Telefonate, E-Mails, Probleme und Papierkram. Viel Arbeiten heißt nicht gleichzeitig produktiv zu sein. Im Gegenteil, der Blick für Effizienz geht dabei verloren und notwendige Innovationen geraten aus dem Fokus. Durch eine produktive Arbeitsweise, leistest du mehr und lieferst folglich bessere Ergebnisse. Du entwickelst dich persönlich weiter und kannst so besser auf Probleme reagieren, hast mehr vom Tag und führst ein glücklicheres Leben. - Planung
Um entschlossen und fokussiert zu sein, braucht es exakte Zielgrößen und klare Fixpunkte. Vor jedem Arbeitstag solltest du deine Ziele kennen und diese planen. Ohne einen Plan arbeitest du zerstreut und verschwendest Energie. Ein Plan hilft dir konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Definiere täglich die wichtigsten Aufgaben und gleichzeitig das gewünschte Ergebnis: Anzahl X = Telefonate / Termine usw. Die 10/90-Regel besagt: 10% Zeit für Planung aufwenden, spart 90% die benötigt werden um die Aufgabe zu erledigen. Mit 1 Minute Planung, können 10 Minuten Arbeitszeit eingespart werden. - Prioritäten
Bei zu vielen Aufgaben und Verpflichtungen, geht Energie und Aufmerksamkeit verloren, folglich Zeit. Vorweg, du kannst nicht alles schaffen und du musst es auch nicht. Erstelle eine Liste und setze das Wichtigste immer zuerst. Bündel Aufgaben und ähnliches in Blöcken zusammen, diese können dadurch effizienter abgearbeitet werden. Setze Prioritäten (Sehr wichtig bis unwichtig) nach Relevanz fest. Streiche Aufgaben die überflüssig sind oder dich nicht weiterbringen. Beantworte einmal am Tag offene E-Mails oder erledige Aufgaben in einem Zug. - Etappen
Bei dringenden Aufgaben kann Stress entstehen und versuche nicht, dich um jede Aufgabe zu kümmern, denn dies wird dir nicht gelingen. Stelle dir folgende Frage, bevor du mit einer neuen Aufgabe beginnst, ist diese Aufgabe wichtig für meinen Erfolg, Business oder weiterkommen? Falls „Nein“, dann schiebe es hinaus . Das ist nicht leicht, aber dadurch sparst du Zeit und Energie. - Pausen
Der schnellste Weg um langfristig unproduktiv zu werden, ist durchzuarbeiten. Ohne Pausen wirst du müde, verlierst den Fokus und stehst den Arbeitstag kaum auf höchstem Leistungsniveau durch. Teile also die Arbeit in Etappen auf. Jedoch große Einheiten (ohne Pause) sind ineffizient. Wenn du kleine Pausen einbaust, in denen du dich bewusst ablenken darfst, wirken diese belebend und fördern dein Durchhaltevermögen. Plane Unterbrechungen und nimm dir dafür was konkretes vor. Benutze einen Timer, der dich an das weiter machen erinnert. - Deadlines
Eine Deadline steht und sorgt dafür, dass du mit Zeit effizient umgehen musst. Unangenehm, aber nützlich. Durch den Druckaufbau bleibt kein anderer Ausweg als mit der Aufgabe fertig zu werden. Wenn du viel Zeit für eine Aufgabe hast, benötigt dies auch viel Zeit. Setze für jede Aufgabe knappe Deadlines, um produktiv und zielstrebig zu arbeiten. Auf diese Weise sparst du dir unnötige Arbeitsschritte. - Ablenkungen
Die meiste Zeit am Tag verlierst du durch Ablenkungen und mediale Reize. Diese sorgen dafür, dass du nicht konzentriert arbeiten kannst. Dazu zählen unproduktive Gewohnheiten, die sich unterbewusst in den Alltag eingeschlichen haben, wie das ständige prüfen neuer Mails, News im Internet lesen oder den eigenen Facebook-Feeds folgen. Um diese Ablenkungen zu umgehen, baue dir einen Schutz wie ein Immunsystem auf. Ermittel die Quelle(n), welche Einflüsse deine Konzentration stört (z.B. Handy, E-Mails, Bürokollege oder Lärm) und schreibe ein Liste aller Aktivitäten, die den Arbeitsrhythmus stören auf (z.B. Handy ausschalten, E-Mail-Programm schließen, den Kollegen freundlich bitten etwas rücksichtsvoller zu sein oder den Arbeitsplatz wechseln). So schaffst du es konsequent deine Konzentration aufrecht zu erhalten. - Isoliation
Manchmal hilft der beste Plan nicht, um produktiv zu arbeiten. In solchen Momenten gibt es nur eine Lösung: Isolation. Schließe die Bürotür, das Fenster oder schalte das Handy oder Telefon für einen kurzen Augenblick aus. Nutze diese Zeit für eine anspruchsvolle Aufgabe oder um deine Gedanken zu sammeln und zu ordnen. Gegen Störungen nicht ankämpfen, sondern sie beseitigen und kehre nach wenigen Minuten gestärkt zurück. - Multitasking
Mit Multitasking werden qualitativ schlechtere Ergebnisse abgeliefert und es trägt zu inneren Unzufriedenheit bei. Multitasking ist ineffizient und ineffektiv. Es vermittelt ein Gefühl, nichts wirklich zu schaffen und blockiert deine Produktivität – physisch wie psychisch. Arbeite fokussiert an jeder Aufgabe einzeln und fange parallel keine neue Aufgabe an oder mache etwas nebenbei/zur gleichen Zeit. Die Aufgaben werden dadurch schneller erledigt. - Perfektionismus
Stelle keine zu hohen Ansprüche an dich selbst. Zwar ist ein gesunder Perfektionismus häufig der Garant für überdurchschnittlich gute Leistungen, jedoch übermäßiger Perfektionismus zerstört die besten Arbeitsabläufe und verhindert langfristigen Fortschritt. Versuche rechtzeitig den Absprung zu finden, denn das Ergebnis wird niemals perfekt sein. Arbeite an deiner Organisation und optimiere dein Selbstmanagement. Finde einen Mittelweg wo deinen Ansprüchen genügt.
Quellen: zwovadis (zeit-sparen) | zwovadis (produktivitätskiller)
Ergänzungen: MF ► 02.02/2020